Informatie over verwerken persoonsgegevens

Privacyverklaring organisatie van evenementen (met gebruik van Aanmelder.nl software)

Datum laatste wijziging: 17 februari 2026

Om uitvoering te geven aan het organiseren van evenementen verwerken we jouw persoonsgegevens.

De bescherming van jouw persoonsgegevens is voor de Dienst Uitvoering Onderwijs (de ‘verwerkingsverantwoordelijke’) van groot belang, daarom zijn wij transparant over de manier waarop we de door ons verzamelde persoonsgegevens verwerken.

Persoonsgegevens zijn gegevens die op de een of andere manier iets over jou zeggen, zowel direct als indirect. In deze privacyverklaring leggen we je uit welke, hoe, waarom en wanneer we persoonsgegevens voor het organiseren van evenementen verwerken.

We proberen het zo duidelijk mogelijk te beschrijven.

Kom je er niet uit, of heb je vragen, opmerkingen of verzoeken, neem dan contact met ons op via congresbureau@duo.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

DUO verwerkt je persoonsgegevens doordat je je aanmeldt voor deelname aan een door ons georganiseerd (digitaal) evenement waarmee je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die wij (mogelijk) verwerken:

Naamgegevens (voor- en achternaam, tussenvoegsels);
Contactgegevens (zakelijk of privé e-mailadres);
Voorkeur voor deelname aan subevenementen of deelsessies;
Locatie en datum- en tijdsaanduiding begin en einde evenement;
Eventueel mobiele telefoonnummer (uitsluitend voor medewerkers die toegang krijgen tot de backoffice).

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

DUO verwerkt mogelijk bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van jou in:

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens over gezondheid, waaronder (voedsel-)allergieën of -intoleranties, of gegevens over fysieke of mentale beperkingen in het zelf geplaatste antwoord in het aanmeldformulier, indien je hierin zelf deze gegevens vermeldt of zichtbaar maakt.

Je kunt de ingevoerde gegevens altijd later weer zelf aanpassen of verwijderen via de link in de bevestigingsmail.

Met welk doelen op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Door gebruik te maken van een aanmeldformulier voor evenementen verwerken we jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen, wanneer van toepassing:

Het vooraf, tijdens en na het evenement, per e-mail, communiceren met deelnemers;
Het versturen van uitnodigingen met een toegangsticket voor evenementen per e-mail;
Het voor- of achteraf informeren van de evenementlocatie en opdrachtgever over de deelnemersaantallen;
Het serveren van veilig eten en drinken door het anoniem informeren van de cateraar over de dieetwensen van de deelnemers;
De registratie van de aanwezigheid, op basis van het scannen van QR-codes, om veiligheidsredenen en voor het verloop van het evenement;
(Optioneel) Het per e-mail versturen van een evaluatie na afloop van het evenement;
(Optioneel) Het verdelen van deelnemers over de subsessies;
(Optioneel) In geval van gesloten evenementen identificeren van deelnemers om te waarborgen dat uitsluitend genodigde deelnemers toegang tot het evenement verkrijgen;
(Optioneel) Het afdrukken van naambadges voor gebruik tijdens het evenement;
(Optioneel) Informeren van de overnachtingslocatie ter reservering van de hotelkamer.

Rechtsgrond

DUO mag persoonsgegevens alleen gebruiken wanneer er een vanuit wetgeving erkende basis is. Dat noemt men de rechtsgrond. Voor de bovenstaande verwerkingsdoelen voor het aanvraagformulier is de rechtsgrond een “gerechtvaardigd belang”. Hoe dat zit leggen we hieronder uit:

DUO heeft bij het tot stand brengen van evenementen een gerechtvaardigd belang dat noodzakelijk is voor een veilige en efficiënte organisatie.

In de afweging van de belangen tussen de verwerkingsverantwoordelijke enerzijds en de betrokken deelnemers (waaronder medewerkers) anderzijds is de volgende afweging gemaakt:

De voorgenomen verwerking van de persoonsgegevens heeft geen negatieve gevolgen voor de betrokken medewerkers, maar levert juist voordelen op voor wat betreft het (tijdig) informeren over het evenement en de mogelijkheid om voorafgaand aan het evenement sessie of noodzakelijke dieetvoorkeuren door te geven de gang;
DUO heeft de waarborgen getroffen in de zin van beperkte toegang tot de verstrekte persoonsgegevens en een beperkte bewaartermijn;
De voorgenomen verwerkingen maken geen ernstige inmenging op het grondrecht van de betrokken deelnemers;
De voorgenomen verwerkingen zijn te verwachten vanuit de relatie tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de deelnemers van het evenement en geven de verwerkingsverantwoordelijke de gelegenheid invulling te geven in haar zorgplicht, bijvoorbeeld door middel van het respecteren van dieetwensen.

Categorieën van ontvangers met wie persoonsgegevens gedeeld worden

Ontvangers:

Beheerders van de applicatie;
Eventmanagers toegewezen aan het betrokken event;
(Optioneel) Opdrachtgevers

Ontvangers buiten DUO:

(Optioneel) Opdrachtgevers van deelnemende (koepel)organisaties
(Optioneel) Medewerkers van een overnachtingslocatie;

Verwerkers:

Medewerkers van Aanmelder.nl, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun (beheers)taak.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruime (EER)

Je persoonsgegevens worden uitsluitend binnen de EU verwerkt. Hierdoor is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dus van toepassing op de verwerking van je persoonsgegevens.

Geautomatiseerde besluitvorming

Op basis van de verwerking van je persoonsgegevens vinden geen geautomatiseerde verwerkingen plaatst die tot nadelige persoonlijke gevolgen kunnen leiden.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

DUO bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. De bewaartermijnen verschillen per type gegevens en zijn vastgelegd in de geldende wet- en regelgeving en de selectielijst van DUO. In sommige gevallen bewaren wij gegevens langer, bijvoorbeeld wanneer dit wettelijk verplicht is of nodig is voor bezwaar- en beroepsprocedures.

De verwerking van je persoonsgegevens inzien, aanpassen of laten verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar congresbureau@duo.nl.

Binnen een redelijke termijn (van vier weken) zal men afwegen of aan je verzoek kan worden voldaan of zal moeten worden meegedeeld wanneer dit niet mogelijk blijkt, wat hiervan de reden en een mogelijk alternatieve passende oplossing is. Indien deze termijn van vier weken niet gehaald wordt, kan deze termijn met twee weken worden verlengd.

DUO wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan op de volgende wijze:

Autoriteit Persoonsgegevens Bezoekadres:

Bezuidenhoutseweg 30

2594 AV Den Haag

Postadres: Postbus 93374

2509 AJ Den Haag

Telefoon: (070) 888 85 00 (algemeen)

Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

DUO neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Daarbij voldoen we aan de relevante kaders, zoals de ‘Baseline Informatiebeveiliging Overheid’ (BIO) norm op Basisbeveiligingsniveau (BBN): 2.

Specifiek heeft DUO de volgende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen:

Toepassen van tweefactor authenticatie voor beheerders met toegang tot jouw persoonsgegevens;
Beperking van de bewaartermijn;
Beperking van de personen die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via congresbureau@duo.nl.

Vragen? We zijn bereikbaar via congresbureau@duo.nl.